Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine geändert


Im März 2017 wurde die 2. Bürokratieentlastungsgesetz vom Bundestag beschlossen, mit der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt am 30. Juni 2017 trat das Gesetz in Kraft. Neben der Betragsanhebung bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen gibt es auch Neuregelungen zu den Aufbewahrungsfristen von Lieferscheine, die rückwirkend ab 01.01.2017 gelten. Der Verwaltungsaufwand im Rechnungswesen und die Kosten der Archivierung sollen dadurch spürbar reduziert werden.

  • Aufbewahrungsfristen:
    Sie ergeben sich für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Der Paragraph 257  verpflichtet zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung der „Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“ und der „Belege für Buchungen“ für eine Dauer von 10 Jahren. Geschäftsbriefe und alle sonstigen Dokumente sind 6 Jahre zu archivieren. Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen in   § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Da die AO des Bundesfinanzministeriums für alle Steuerarten gilt, müssen die Aufbewahrungspflichten auch von allen Einnahme-Überschussrechnern eingehalten werden. Die Frist beginnt immer erst am Ende des Geschäftsjahres, an dem der entsprechende Beleg zuletzt bearbeitet worden ist. Geht man davon aus, dass alle Buchungen im Rahmen der Zusammenstellung der Bilanzunterlagen im Folgejahr noch einmal geprüft werden, so enden die Aufbewahrungpflichten also erst mit Ende des 11. Jahres. (Fristbeginn ist Bilanzierungsjahr des Geschäftsjahres und nicht das Geschäftsjahr selbst).

  • Erhaltene Lieferbelege:
    Sofern sie in die Buchhaltung eingehen, bleibt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bestehen. Für alle anderen besteht keine Aufbewahrungspflicht.

  • Versendete Liefernachweise:
    Sofern sie nicht Buchungsbelege werden, können sie nach Fakturierung der Rechnung vernichtet werden.
    Der § 147 der Abgabenordnung wurde geändert, er unterscheidet jetzt Lieferscheine, die Buchungsbelege sind und solche, die keine Buchungsbelege sind.

  • Bedingung:
    Wird der Lieferschein nicht aufbewahrt, muss folgende Bedingung erfüllt sein: Die enthaltenen Angaben in Lieferschein und Rechnung stimmen überein.

  • Unbedingt beachten:
    Standardformulierungen im Rechnungsformular, die den Lieferschein mit einbeziehen. Dadurch wird der Lieferschein ggfs. (unnötig) zum Buchungsbeleg, das ist im Einzelfalll zu prüfen.

  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung:
    Das Rechnungswesen in jedem Unternehmen muss sicherstellen, dass sich auch berechtigte Fremde (wie die Prüfer der Finanzbehörde) jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist einen Überblick über die laufenden Geschäfte sowie über den Vermögensstand verschaffen können. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sprechen hier vom Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Mit Hilfe von Lieferbelegen kann der Wareneingang nachvollzogen werden. Diese Angaben bilden die Grundlagen für das aufzustellende Inventar für den jährlichen Jahresabschluss. Sie unterstützen auch die Bewertung von Vorräten, wenn das nach HGB mögliche Lifo- oder das Fifo-Verfahren angewendet werden soll.

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